GDPR-palvelun kysymyksiä ja vastauksia

Koskeeko GDPR meidän yritystä?

Suurella todennäköisyydellä kyllä. Tietosuoja-asetus koskaa kaikkia yrityksiä, joilla on jonkinlaista henkilötietoa rekistereissään. Se koskee kuluttaja-asiakkaita, yritysten yhteyshenkilöitä, yhteistyökumppanien yhteyshenkilöitä, omaa henkilöstöä, potentiaalisia asiakaskohderyhmiä jne. Jos siis yritykselläsi on vain yritysasiakkaita eikä kenenkään henkilön yhteystietoja hallussa, niin silloin GDPR ei ehkä koske yritystäsi.

Miten palvelu toimii?

Palveluun ladataan yrityksen rekisteri csv-muodossa. Jos esimerkiksi asiakasrekisterisi on excelissä, niin sen voi kätevästi tallentaa csv:ksi ja ladata palveluun. Jos tuot tiedot jostain järjestelmästä, niin lähes kaikki ohjelmistot mahdollistavat csv-muotoisen tiedoston luonnin.

Tämän jälkeen rekisteriin määritellään tunnistetiedot, joiden perusteella yksittäinen henkilö voi tunnistautua palveluun tarkastamaan omia tietoja. Tietoina pitää vähintään henkilötunnus, matkapuhelinnumero tai sähköpostiosoite.

Lopuksi voit vielä päivittää rekisterin kenttien nimet ja muokata niiden järjestystä omiin tarpeisiin sopivaksi. Näin rekisteri on valmis. Palvelun asetuksista löydät linkin, jonka kautta henkilöt voivat tietonsa tarkastaa. Linkin voit liittää joko olemassa olevaan tietosuojaselosteeseen tai palvelun kautta luomaasi selostepohjaan.

Miten tallennan excel-tiedostosta csv-tiedoston?

1. Avaa tiedosto Excel-ohjelmassa ja valitse vasemmasta yläkulmasta ”Tiedosto”.

2. Valitse sen jälkeen ”Tallenna nimellä” ja paina ”Selaa”, mihin tallennat tiedoston.

3. Valitse sijainti tallennettavalle tiedostolle, nimeä tiedosto, valitse Tallennusmuoto-alasvetovalikosta CSV (luetteloerotin) ja paina "Tallenna".

Näin csv-tiedosto on valmis vietäväksi GDPR-palveluun.

Mitä ero on palvelun admin- ja katsoja-rooleilla?

Kaikilla käyttäjillä on oikeus muokata rekisterejä, lisätä henkilöitä rekistereihin ja käsitellä henkilöiden tekemiä muutos- ja poistopyyntöjä. Admin-roolilla on tämän lisäksi oikeudet luoda rekisterejä palveluun ja poistaa niitä, antaa käyttäjäkohtaisia oikeuksia rekistereille, päivittää yritystietoja ja luoda ja julkaista tietosuojaselosteita.

Voinko käyttää tietosuojaselostetta sellaisenaan?

Palvelussa oleva tietosuojaselostepohja toimii runkona, mutta vaatii aina yrityksen omat täydennykset, jotka kuvaavat miten tietoja oikeasti käsitellään. Ei ole olemassa vain yhtä ja oikeaa selostepohjaa, koska sen tulee kuvata, miten juuri sinun yrityksessäsi tietoja käsitellään.

Mitä kaikkia tietoja asiakkaasta rekisteriin pitää laittaa ja miksi?

Palveluun laitettavat henkilötiedot on yrityksen itsensä määriteltävissä ja niiden laajuus voi olla hyvinkin erilainen toimialasta riippuen. GDPR:n mukaan henkilöillä on oikeus saada tietää mitä kaikkea tietoa hänestä kerätään ja säilytetään, joten mitä enemmän tietoja tarjoaa palvelun kautta sitä vähemmän niitä tarvitsee erikseen keräillä. Osa tiedoista voi olla kuitenkin yrityksen liikesalaisuuksia, vaikkapa asiakkaiden kategorisoinnit ostokäyttäytymisen mukaan, jolloin kaikkea sen kaltaista tietoa ei tarvitse palvelussa näyttää. Tärkeimpänä on henkilöiden yhteystiedot ja muut henkilön itsensä antamat tiedot yritykselle.

Miksi ottaa käyttöön uusi ja ulkopuolinen palvelu?

Tämän palvelun etu on siinä, että siihen on sisäänrakennettu omien tietojen tarkastusmahdollisuus. Monet laskutusjärjestelmät tai CRM-ohjelmistot eivät tätä tarjoa, jolloin tietojen tarkistus vie aina manuaalista aikaa yritykseltä. Palvelun avulla saat myös pienellä vaivalla suuren osan GDPR:n velvoitteista huolehdittua. Jatkossa voimme myös tarjota henkilötietojen automaattista päivitystä Asiakastiedon tietokannoista, joka helpottaa tietojen ajantasaisuusvelvoitteen hoitamista.

Voiko tämän integroida omaan järjestelmääni?

Kyllä voi. Palvelussa on rajapinta, jolloin tietojen vienti voidaan automatisoida eikä tietoja tarvitse viedä manuaalisesti.

Saako asiakaspalvelulta apua ja kuinka kauan?

Asiakaspalvelumme auttaa aina, kun apua tarvitaan. Jos oman rekisterin järjestelyssä ja tietojen päivityksessä on haasteita, voimme tarjota siihen myös lisäpalveluna tietojen päivityksen ja järjestelyn.

Miten Suomen Asiakastieto käsittelee yritykseni asiakastietoja?

Suomen Asiakastieto tarjoaa alustan, jolla helpotetaan yritysten GDPR huolia. Asiakastieto ei vie yritysten rekisteritietoja mihinkään Asiakastiedon julkisiin palveluihin. Asiakastieto ei edes pääse käsittelemään asiakkaan rekisterejä kuin yrityksen erillisestä pyynnöstä. Mahdollisista lisäpalveluista tietojen päivittämiseen tai rikastamiseen sovitaan aina yhdessä yrityksen kanssa.