Tietosuojatiedote rekisteröidyille, jotka ovat yrityksissä tai yhteisöissä päättäjä-, omistaja- tai vastuuasemassa tai tosiasiallisia edunsaajia

Tämä tietosuojatiedote koskee yksityishenkilöitä, jotka ovat yrityksissä tai yhteisöissä päättäjä-, omistaja- tai vastuuasemassa tai tosiasiallisia edunsaajia. Tietosuojatiedotteessa on esitetty tietojen käsittelyä eri roolien osalta erikseen. 

1.    Rekisterinpitäjä: Suomen Asiakastieto Oy, Hermannin rantatie 6, PL 16, 00580 Helsinki,
www.asiakastieto.fi, www.omatieto.fi  ja  www.proff.fi
Suomen Asiakastieto Oy on osa Enento Groupia, Hermannin rantatie 6, PL 16, 00580 Helsinki,
www.enento.com

2.    Käsiteltävät henkilötiedot

• Päättäjät
  • Nimesi sekä tehtävääsi liittyvä sähköpostiosoite 
  • Tieto tehtävästäsi tai asemastasi yrityksessä tai yhteisössä
  • Tieto henkilötietojen käsittelykiellosta markkinointitarkoituksiin  
• Osakeyhtiöiden omistajat
  • Nimesi
  • Henkilötunnuksesi tai syntymäaikasi
  • Kansallisuutesi
  • Tieto omistusosuudestasi yhtiössä
• Vastuuhenkilöt
  • Nimesi
  • Kotipaikkasi
  • Henkilötunnuksesi 
  • Kansallisuutesi
  • Tieto asemastasi yrityksessä tai yhteisössä
  • Tieto aseman alku- ja päättymispäivästä 
  • Tieto siitä, missä yrityksissä olet tai olet ollut vastuuhenkilönä
  • Tieto mahdollisesta sinulle annetusta Y-tunnuksesta (elinkeinonharjoittajat)
  • Mikäli tiedoissasi on maksuhäiriömerkintä, käsitellään sitä henkilöluottotietona, kts. tältä osin ”tietosuojatiedote rekisteröidyille, joilla on maksuhäiriömerkintä”
• Tosiasialliset edunsaajat
  • Nimesi
  • Henkilötunnuksesi
  • Kansallisuutesi
  • Tieto aseman alkupäivästä tai milloin tieto on merkitty Kaupparekisteriin
  • Omistusosuutesi

Käsittelemme lisäksi puhelinnauhoituksia kanssasi käydyistä, nauhoitetuista puheluista. 

3.    Henkilötietojen käsittelytarkoitukset 

• Päättäjät
  • Asiakastieto käsittelee henkilötietoja tarjotakseen niitä tietoja käyttäville yrityksille markkinointi- tai myyntitoimenpiteitä varten taikka mielipide- tai markkinatutkimukseen sekä asiakasrekisterin päivittämiseen. 
• Osakeyhtiöiden omistajat
  • Asiakastieto käsittelee henkilötietoja tarjotakseen tietoja käyttäville yrityksille tietoa yrityksen omistajista. Asiakasyritykset tarvitsevat tietoja täyttäessään velvollisuutensa rahanpesun ja terrorismin estämisestä annetun lain mukaisena ilmoitusvelvollisena.
• Vastuuhenkilöt
  •  Asiakastieto käsittelee elinkeinoelämää palvelevia tietoja sekä myy luotonantoon ja muuhun taloudelliseen päätöksentekoon liittyviä palveluja, tässä toiminnassa käsitellään myös henkilötietoja. 
  • Rekisteröityjä koskevia tietoja käsitellään ja luovutetaan asiakkaille yritystä koskevien tietojen yhteydessä käytettäväksi etujen ja oikeuksien turvaamiseen. 
  • Henkilöluottotietoja luovutetaan myös henkilön taloudellisen aseman ja sitoumusten hoitokyvyn arviointiin, näiden tietojen käsittelystä kts. ”tietosuojatiedote rekisteröidyille, joilla on maksuhäiriömerkintä”. 
  • Vastuuhenkilöiden tietoja käsitellään luottotietolain mukaisesti yrityksiä luokiteltaessa (luottotietolaki 27 §).
• Tosiasialliset edunsaajat
  • Asiakastieto käsittelee elinkeinoelämää palvelevia tietoja sekä myy luotonantoon ja muuhun taloudelliseen päätöksentekoon liittyviä palveluja, tässä toiminnassa käsitellään myös henkilötietoja. 

4.    Henkilötietojen käsittelyperuste

• Päättäjät
  • Käsittelemme henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin GDPR 6.1 f kohdan perusteella, sekä Asiakastiedon että asiakkaamme oikeutetun edun nojalla
• Osakeyhtiöiden omistajat
  • Käsittelemme henkilötietojasi GDPR 6.1 e kohdan perusteella
• Vastuuhenkilöt
  • Käsittelemme henkilötietojasi GDPR 6.1 e kohdan perusteella
  • Käsittelystä on säädetty luottotietolain 12 §:ssä ja GDPR nojalla tämä muodostaa lainmukaisen käsittelyperusteen GDPR 6.1 e kohdassa tarkoitetuissa tilanteissa.
• Tosiasialliset edunsaajat
  • Käsittelemme henkilötietojasi GDPR 6.1 e kohdan perusteella. Tietosuojalain 4 §:n nojalla henkilötietoja saa käsitellä, jos kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa elinkeinoelämässä siltä osin kuin käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden. 
  • Käsittelystä on lisäksi säädetty luottotietolain 21 §:ssä ja GDPR:n nojalla tämä muodostaa lainmukaisen käsittelyperusteen GDPR 6.1 e kohdassa tarkoitetuissa tilanteissa. 
     

5.    Erityiset henkilötietoryhmät ja rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien henkilötietojen käsittely 
Emme käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä emmekä rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja yllä esitettyihin tarkoituksiin. 

6.    Henkilötietojesi kerääminen
Keräämme henkilötietoja sinulta kun olet meihin yhteydessä, nauhoitamme myös jotkin kanssasi käymämme puhelut (tästä informoidaan erikseen). Keräämme sinua koskevia henkilötietoja kolmansilta tahoilta, joita ovat: 

• Päättäjät
  • Rekisteröidyt: Työtehtävät, yhteystiedot
  • Rekisteröityjen työnantajat: Työtehtävät, yhteystiedot
  • Lehdistö ja muut julkiset lähteet: Nimitysuutiset
  • Yleisesti saatavilla olevat tiedot: mm. tietokannat, internet
• Osakeyhtiöiden omistajat
  • Kyseisten yritysten omistajarekisterit: Tieto omistuksesta
  • Kaupparekisteri: Tieto omistuksesta yritystä rekisteröitäessä
• Vastuuhenkilöt
  • Yritykset: Osakastiedot, yhtiön hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, omistajat
  • Kaupparekisteri: Yrityshenkilöiden tiedot
• Tosiasialliset edunsaajat
  • Patentti- ja rekisterihallitus: Kaupparekisteriin merkittävät tosiasiallisia edunsaajia koskevat tiedot 

7.    Kolmannet tahot, joille luovutamme henkilötietojasi EU/EEA alueen sisällä

• Päättäjät
  • Tietoja luovutetaan toisille yrityksille. 
• Osakeyhtiöiden omistajat
  • Tietoja luovutetaan toisille yrityksille. 
• Vastuuhenkilöt
  • Rekisteröityjen henkilötietoja luovutetaan asiakkaille yritystä koskevien tietojen yhteydessä asiakassopimuksen perusteella. 
  • Luottotietolain tarkoittamia yrityskytkentätietoja luovutetaan tahoille, jotka tietoa haluavat eikä tietojen kysyminen edellytä erityistä syytä. 
  • Tietoja luovutetaan myös ilman vakituista asiakkuutta ilman, että käyttäjää tunnistetaan.
• Tosiasialliset edunsaajat
  • Tietoja luovutetaan toisille yrityksille, joilla on rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain mukainen velvollisuus selvittää liiketoimen osapuolen tosiasiallinen edunsaaja.

Henkilötietojasi voidaan myös luovuttaa käyttämillemme palveluntarjoajille käsiteltäväksi näiden kanssa tehtyjen sopimusten perusteella.

8.    Kolmannet tahot, joille luovutamme henkilötietojasi EU/EEA alueen ulkopuolelle
Henkilötietojasi voidaan joissain tilanteissa luovuttaa EU/EEA alueen ulkopuolelle esimerkiksi käyttämillemme palveluntarjoajille. Näissä tilanteissa varmistamme, että henkilötietosi suojataan riittävällä tavalla. Käytämme sopimuksissamme tarvittaessa vakiosopimuslausekkeita ja muita välineitä henkilötietojen suojaamiseksi.

9.    Profilointi ja automaattinen päätöksenteko (sis. merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta)
Asiakastieto ei käsittele henkilötietojasi automaattista päätöksentekoa tai profilointia varten.

10.    Henkilötietojen säilytysajat

• Päättäjät
  • Tietoja säilytetään 12 kuukauden ajan viimeisestä tietojen rekisteröinti- tai tarkistuspäivästä
• Osakeyhtiöiden omistajat
  • Tietoja säilytetään niin kauan, kun olet omistajan asemassa. 
• Vastuuhenkilöt
  • Henkilötietosi poistetaan vuoden kuluessa siitä, kun sinua koskeva merkintä toimimisesta yrityksen vastuuhenkilönä on poistettu viranomaisen julkisesta rekisteristä.
  • Mikäli yrityksellä on yllä mainittuna hetkellä maksuhäiriömerkintä, säilytetään vastuuhenkilötiedot kuitenkin kunnes maksuhäiriömerkintä poistuu. 
• Tosiasialliset edunsaajat
  • Tietojasi säilytetään niin kauan, kun olet Kaupparekisterin mukaan tosiasiallinen edunsaaja. 

11.    Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla rekisteröitynä, jonka henkilötietoja Asiakastieto käsittelee, on erilaisia oikeuksia Asiakastietoa kohtaan rekisterinpitäjänä. Alta löydät tietoa siitä, miten voit käyttää näitä oikeuksiasi. 
Käsittelemme pyyntösi ja vastaamme sinulle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluttua siitä, kun olemme vastaanottaneet pyyntösi. 

• Oikeus saada tietoja henkilötietojesi käsittelystä 
  • Mikäli kanssasi käyty puhelinkeskustelu nauhoitetaan, tästä ilmoitetaan sinulle puhelun alkaessa.
  • Päättäjät: Sinulle ilmoitetaan tietojen käsittelystä antamalla sähköpostitse tai puhelimitse ilmoitus rekisteröinnistä ja tässä yhteydessä annetaan vaadittavat tiedot käsittelystä tai linkki vaadittaviin tietoihin. 
  • Osakeyhtiöiden omistajat: Emme lähetä sinulle erillistä ilmoitusta henkilötietojesi käsittelystä, koska se on mahdotonta, kun yhteystietojasi ei käsitellä. 
  • Vastuuhenkilöt: Tietojesi käsittelemisestä ei ilmoiteta sinulle erikseen, koska se on mahdotonta, kun yhteystietojasi ei käsitellä. 
  • Tosiasialliset edunsaajat: Tietojesi käsittelemisestä ei ilmoiteta sinulle erikseen, koska se on mahdotonta, kun yhteystietojasi ei käsitellä.
• Oikeus saada tutustua henkilötietoihisi
  • Jos haluat tietää mitä henkilötietojasi käsittelemme, voit lähettää pyyntösi sähköpostilla omatieto@asiakastieto.fi. Käytössäsi on myös suojattu sähköpostiyhteys  https://mail.asiakastieto.fi/. Jos haluat rajata pyyntösi koskemaan vain joitain henkilötietojasi, pyydämme tarkentamaan pyyntöäsi viestissäsi. 
• Oikeus oikaista tietoja
  • Jos haluat oikaista käsittelemiämme, sinua koskevia epätarkkoja tai virheellisiä henkilötietoja, voit lähettää pyyntösi sähköpostilla omatieto@asiakastieto.fi. Käytössäsi on myös suojattu sähköpostiyhteys  https://mail.asiakastieto.fi/.  
  • Vastuuhenkilöt ja tosiasialliset edunsaajat: Mikäli tiedoissa on virheitä, jotka eivät johdu Asiakastiedon virheellisestä tietojen rekisteröinnistä, rekisteröity ohjataan olemaan yhteydessä Kaupparekisteriin.  
• Oikeus poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
  • Jos haluat meidän poistavan sinua koskevia henkilötietoja, voit lähettää pyyntösi sähköpostilla omatieto@asiakastieto.fi. Käytössäsi on myös suojattu sähköpostiyhteys  https://mail.asiakastieto.fi/.
  • Vastuuhenkilöt ja tosiasialliset edunsaajat: Sinulla ei ole oikeutta vaatia henkilötietojesi poistamista, koska niitä käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista varten. 
• Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
  • Jos haluat rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, voit lähettää pyyntösi sähköpostilla omatieto@asiakastieto.fi. Käytössäsi on myös suojattu sähköpostiyhteys https://mail.asiakastieto.fi/.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Sinulla ei ole oikeutta saada tietojasi siirretyksi järjestelmästä toiseen, koska Asiakastieto ei käsittele henkilötietojasi suostumuksen tai kanssasi tehdyn sopimuksen perusteella.    
• Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
  • Jos haluat vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, voit lähettää pyyntösi sähköpostilla omatieto@asiakastieto.fi. Käytössäsi on myös suojattu sähköpostiyhteys https://mail.asiakastieto.fi/. 
  • Mikäli haluat vastustaa henkilötietojesi käsittelyä markkinointitarkoituksiin, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn tähän tarkoitukseen pyyntösi perusteella. 
     

12.    Muutokset tietosuojatiedotteeseen
Tätä tietosuojatiedotetta voidaan tarvittaessa muuttaa ja päivitetty dokumentti julkaistaan tällä sivulla. 

13.    Yhteystiedot sekä mahdollisuus tehdä valitus viranomaiselle
Jos sinulla on kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn Asiakastiedolla, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme osoitteessa omatieto@asiakastieto.fi. Käytössäsi on myös suojattu sähköpostiyhteys https://mail.asiakastieto.fi/.

Asiakastieto on nimennyt tietosuojavastaavan. Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme lähettämällä sähköpostia dpo(a)enento.com.

Jos olet tyytymätön henkilötietojesi käsittelyyn Asiakastiedolla, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, tietosuoja(a)om.fi). 

 

Tietosuojatiedote on päivitetty 7/2023.