Luottolista: Pienetkin yritykset hyötyvät kilpailuttamisesta

Uutinen21.06.2017

Tyypillisesti yritystoiminnassa muilta yrityksiltä hankitut tavarat, materiaalit ja palvelut muodostavat noin neljä viidesosaa kaikista kustannuksista. Huolellisella kilpailutuksella kulurakennetta voidaan melko helpostikin tehostaa.

Julkiset hankinnat on laissa tarkkaan laissa säännelty, mutta yritysten toisiltaan tekemiä hankintoja ei. Siksi suuri osa B2B-hankinnoista jää kilpailuttamatta ja yritykset tekevät hankintoja joko ennestään tutuilta toimittajilta tai suurelta osin sattumaan perustuvien yrityshakujen pohjalta.

Asiakastiedon viime vuoden lopulla tekemän kyselytutkimuksen mukaan monet yritykset eivät kilpailuta hankintojaan, koska ne kokevat kilpailutukset hankaliksi ja aikaa vieviksi. Tämä tuntuu nurinkuriselta aikana, jolloin kaikkien tavoitteena on tehostaa omaa toimintaansa kannattavuuden varmistamiseksi.

-Yritykset tekevät jatkuvasti ostopäätöksiä esimerkiksi sähköstä, kalusteista, toimistotarvikkeista, mutta myös palveluista, kuten kirjanpidosta, tilintarkastuksesta ja monenlaisesta konsultoinnista. Kaikista näistä olisi saatavissa kustannushyötyjä huolellisella kilpailutuksella, joka monelta yritykseltä kuitenkin jää tekemättä, huomioi toimitusjohtaja Petteri Vahla eKeiretsu Oy:stä.

Vahlalla on pitkä kokemus julkisten hankintojen edistämisestä. Hän näkee, että yhtä lailla pienetkin yritykset hyötyisivät hankintatoimen tehostamisesta ja yhdenmukaistamisesta.

Pienen vaikea päästä näkyviin

Kilpailuttamisen yleistyminen B2B-hankinnoissa parantaisi myös markkinoiden toimivuutta. Pienten valmistajien tai palvelutarjoajien on usein vaikea päästä kasvun alkuun, kun markkinointibudjetissa ei riitä pelimerkkejä uuden yrityksen tunnetuksi tekemiseen. Silloin voi olla vaikea päästä kilpailemaan suurten kansainvälisten yritysten kanssa toisten pienten yritysten hankinnoista.

Myös ennakkoluulot pienten tavarantoimittajien talouden kestävyydestä ohjaavat yrityksiä tekemään hankintoja samoilta isoilta toimijoilta.

-Yrityksissä hankintapäätöksiä tekevillä on selkeä ymmärrys taloudellisista riskeistä, mutta ei aina valmiutta miettiä vaihtoehtoja niiden selvittämiseen. Siksi tuntemattomammat, pienemmät ja uudemmat yritykset karsiutuvat pois kisasta eikä esimerkiksi pienen toimiston kalusteita kilpailuteta ollenkaan, vaan ne hankitaan suoraan Ikeasta, Petteri Vahla pohtii.

Kriteerit hukassa, vertailu vaikeaa

Kyselytutkimuksen mukaan yritysten kiinnostusta hankintojen kilpailutusta kohtaan vähentää myös se, etteivät ne aina oikein tiedä, miten tarjouspyyntö pitäisi muotoilla.

-Varsinkaan pienet yritykset eivät ehkä osaa ajatella, mitä tarjouspyynnössä pitäisi ottaa huomioon. Epätarkka tarjouspyyntö tuottaa sitten vaikeasti vertailtavia tarjouksia, joiden yhdenmukaistaminen vaikkapa Excelissä on työlästä ja vaikeaa. Osa potentiaalisista toimittajista todennäköisesti jättää tarjouksen kokonaan tekemättä, koska niillä ei ole aikaa perehtyä vaikealukuiseen tarjouspyyntöön, Petteri Vahla pohtii.

Automatisointi helpottaa kilpailutusta

Manuaalisten ja erityisosaamista vaativien työvaiheiden vuoksi paljon yritysten välisiä tavara- ja palveluhankintoja on siis jäänyt kilpailuttamatta. Suomen Asiakastieto Oy kuitenkin haluaa, että kaikenkokoiset yritykset pystyisivät helposti kilpailuttamaan minkä tahansa hankinnan ja on rakentanut verkossa toimivan, kilpailuttajalle maksuttoman Ostopalvelun.

-Mitä tahansa voi kilpailuttaa. Nyt lanseeratulla Ostopalvelulla prosessi nopeutuu ja helpottuu niin, että kilpailuttaminen myös kannattaa, lupaa kehityspäällikkö Antti Laine Asiakastiedosta.

Käytännössä palvelu auttaa yritystä löytämään hankinnan kohteena olevalle tuotteelle tai palvelulle mahdolliset toimittajat helpoimmillaan yhden aiheeseen liittyvän hakusanan perusteella. Lisäksi palvelu hoitaa käytännön työt eli lähettää valituille yrityksille tiedon tarjouspyynnöstä ja ohjaa vastaamaan siihen.

-Tärkeä osa hankintaprosessia on kaupan osapuolten varmistaminen eli huolehtia, että niin ostaja kuin myyjäkin ovat luotettavia, vakavaraisia yrityksiä, jotka pystyvät huolehtimaan sovituista vastuistaan. Sen tämä palvelu tekee heti aluksi, Laine kertoo.

Palvelu nostaa Suomen Asiakastieto Oy:n yritystietokannasta tarjouspyynnön kohteiksi vain taloudelliselta taustaltaan ja rekisteröintitiedoiltaan hyvässä kunnossa olevia yrityksiä. Kilpailutuksen tärkeimmistä valintakriteereistä palvelu antaa muistilistan, josta halutut kriteerit on helppo valita. Samalla kriteereille voi asettaa painoarvot sen mukaan, kuinka tärkeinä kilpailuttaja esimerkiksi hintaa, kokemusta ja referenssejä pitää.

-Kun tarjouspyyntöön vastataan, saa kilpailuttaja siitä tiedon. Palvelu listaa tarjoukset asetettujen kriteerien perusteella paremmuusjärjestykseen, mutta lopullisen valinnan tekee tietysti tarjouspyynnön jättäjä itse.

Artikkeli on julkaistu Luottolista-lehdessä 6/2017.