Digitaalinen Huoneistotieto ratkaisee taloyhtiöiden GDPR-haasteet

Tiedote01.06.2018

Äskettäin sovellettavaksi tullut EU:n tietosuoja-asetus GDPR tuo haasteita myös taloyhtiöille, jotka ovat oikeudellisen määritelmän mukaan henkilörekisterinpitäjiä. Yhtiöillä on tyypillisesti hallussaan huoneistojen omistajia ja asukkaita koskevaa henkilötietoa, jota ne luovuttavat useimmiten isännöitsijäntodistuksen muodossa yhtiön ulkopuolelle.

”Taloyhtiöiden tietosuojaan liittyvät käytännöt vaihtelevat todella paljon. Osa yhtiöistä nimittää isännöitsijää rekisterinpitäjäksi, vaikka se ei asetuksesta tehdyn juridisen arvion mukaan ole mahdollista. Käytännössä se olisi sama kuin toimitusjohtajan väitettäisiin olevan osakeyhtiön rekisterinpitäjä. Myös tietojen luovuttamiseen liittyvät menetelmät ovat kirjavia eivätkä yhtiöt oikein edes pysty asetuksen mukaisesti seuraamaan, minne henkilötiedot lopulta päätyvät”, kertoo liiketoimintajohtaja Heikki Ylipekkala Suomen Asiakastieto Oy:stä.

Asiakastieto on yhdessä Talokeskuksen kanssa rakentamassa uutta palvelua, jonka tarkoitus on mm. kehittää asuntokauppaan liittyviä prosesseja ja toimintatapoja sekä auttaa taloyhtiöitä ja isännöitsijöitä saamaan tehokkuushyötyjä digitalisaation keinoin. Digitaalinen Huoneistotieto -nimellä kulkeva palvelu mahdollistaa alkuvaiheessa esimerkiksi pankille isännöitsijäntodistukseen sisältyvän, asuntokaupassa ja -lainoituksessa kriittisen datan hakemisen suoraan taloyhtiön käyttämästä isännöintijärjestelmästä. Tiedonsiirto on silloin nopeaa ja se täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset eli on taloyhtiöllekin huoleton.

Asiakastieto ja Talokeskus kantavat vastuun

Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy on laatinut arviomuistion Digitaalinen Huoneistotieto -palvelun lainmukaisuudesta. Muistiossa korostetaan taloyhtiön vastuuta ja velvoitteita tietosuoja-asetuksen määritelmän mukaisena rekisterinpitäjänä. Muistiossa todetaan, että isännöitsijäntodistuksen antaminen on lain mukaan yhtiön, ei isännöitsijän velvoite, vaikka isännöitsijä käytännön työn tekeekin. Taloyhtiöllä siis on tietosuoja-asetuksen mukainen velvollisuus myös osoittaa, kenelle, milloin ja miten rekisterissä olevaa henkilötietoa on luovutettu.

Castrén & Snellmanin mukaan Talokeskuksen ja Asiakastiedon kehittämässä palvelussa Suomen Asiakastieto Oy kuitenkin olisi uuden luovutuspalvelun rekisterinpitäjä taloyhtiön järjestelmästä eteenpäin.

”Uusi palvelu tarjoaa oikeudellisesta näkökulmasta taloyhtiöille lukuisia etuja verrattuna nykyiseen toimintatapaan, jossa isännöitsijäntodistus toimitetaan esimerkiksi paperilla tai sähköpostin liitteenä. Nämä edut liittyvät varsinkin GDPR-sääntelyn vaatimusten täyttämiseen, vastuunjaon selkiyttämiseen ja vastuun siirtämiseen sääntelyä huonosti tuntevalta taloyhtiöltä Asiakastiedolle. Asiakastiedolla taas on uuden palvelun myötä taloyhtiötä huomattavasti paremmat mahdollisuudet valvoa tiedon vastaanottajan toimintaa”, painottaa asianajaja, counsel Kim Parviainen Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy:stä.

”Nämä edut korostuvat vielä vahvemmin niissä taloyhtiöissä, joissa ei ole ammattimaista isännöitsijää ja niitähän on huomattava osa Suomen kaikista taloyhtiöistä”, Parviainen jatkaa.

Alkuvaiheessa palvelua pääsevät hyödyntämään Tampuuri-isännöintijärjestelmää käyttävät 60 000 taloyhtiötä, mutta myöhemmin liittyminen on tarkoitus mahdollistaa muitakin järjestelmiä käyttäville taloyhtiöille ja isännöitsijöille.

Tausta yhteisessä standardissa

Huoneistotiedon digitalisoinnin taustalla on vuonna 2017 ns. Taltio-hankkeen tuloksena syntynyt yhteisymmärrys isännöitsijäntodistuksen tietosisällön digitalisoinnista. Taltiossa olivat mukana käytännössä kaikki kiinteistöalan keskeiset toimijat, kuten Isännöintiliitto, Kiinteistöliitto, Patentti- ja rekisterihallitus, Finanssiala sekä lukuisat julkisen ja yksityisen sektorin organisaatiot.

”Tämä taloyhtiö- ja huoneistotietopalvelujen digitalisoinnin mahdollistava standardisointityö on malliesimerkki julkisen ja yksityisen sektorin onnistuneesta yhteistyöstä. Se mahdollistaa nyt täysin uusien toimintamallien ja palveluiden toteutukset, jotka aidosti hyödyttävät taloyhtiöitä ja niiden osakkaita, isännöitsijöitä, rahoituslaitoksia, kiinteistönvälittäjiä ja koko yhteiskuntaa”, Heikki Ylipekkala kertoo.

”Yksityisten toimijoiden rakentamat palvelut ja julkishallinnossa tehtävä työ esimerkiksi sähköisen asunto-osakerekisterin (ASREK) toteutuksessa täydentävät hienosti toisiaan. Molempia tarvitaan ja kumpikin yhdessä ajaa taloyhtiöiden hallintoa ja asuntokauppaa hyödyntämään datan käytön mahdollisuuksia. Tätä on taloyhtiö-digitalisaatio, kun siirrytään juhlapuheista käytäntöön”, Ylipekkala iloitsee.

MUISTIO: Uuden digitaalisen huoneistotietopalvelun lainmukaisuus (Castrén & Snellman Oy)

Lisätietoa: Liiketoimintajohtaja Heikki Ylipekkala, puh. 044 2309 688, heikki.ylipekkala@asiakastieto.fi