Luottolista: Laadun merkitys korostuu hankinnoissa

Uutinen27.04.2016

Teksti: Matti Valli Kuva: Matti Salmi

Uusi julkisia hankintoja koskeva hankintalaki astuu voimaan vielä tämän vuoden aikana.

Hankintalain muutosehdotuksessa laadun merkitys yhtenä tärkeimpänä hankintakriteerinä korostuu. Hankintayksiköitä ja toimittajia kannustetaan keskinäiseen vuoropuheluun aikaisempaa selvemmin. Esimerkillisellä tavalla tällainen vuoropuhelu toimii Jyväskylän kaupungissa. Kaupungin virkamiesten ja yrittäjien yhteisenä kehittämiskanavana toimii parin kuukauden välein kokoontuvahankintafoorumi, jossa osapuolet testaavat näkemyksiään sekä käyvät läpi epäkohtia ja mahdollisuuksia.

- Mukana foorumissa on kahdeksan yrittäjää ja puolenkymmentäviranhaltijaa aina kaupunginjohtajaa myöten, joka haluaa pysyä ajan tasalla hankintoja koskevissa asioissa, kertoo jyväskyläläisen Vitreo Oy:n toimitusjohtaja Perttu Hietanen.

Hänen tietääkseen tämänkaltainen yhteistyöfoorumi toimii vain Jyväskylässä.

Vitreolle kaupungit ja kunnat ovat pääasiallisia asiakkaita. Yhtiö nimittäin maahantuo usean kalustevalmistajan tuotteita, joitase toimittaa julkistiloihin ja ulkoalueille.Uusin tuoteryhmä on kotikaupungissa valmistettavat Cor-Ten teräksiset ulkotilakalusteet.

- Hankintafoorumin lisäksi kaupunki järjestääkaksi kertaa vuodessa hankintailtoja, joissa kaupungin edustajat kertovat, mitä hankintoja todennäköisesti tehdään seuraavan puolen vuoden aikana. Jos kyseessä on isompi hankinta, niin yritykset voivat muun muassa suunnitella etukäteen keskinäistä yhteistyötä tai jopa yritysliittymiä, Hietanen kuvaa.

Mitä paremmin vuoropuhelu toimii, sitä vähemmän hankinnoista valitetaan. Hietasen mukaan yhteyksien tulisi toimia sopimuskauden aikanakin.

- Sopimuksiin tulisi kirjata maininta tavasta, jolla yhteyttä hankinta-ajan kuluessa pidetään. Näin voitaisiin välttää monet ongelmat, joita saattaa tulla eteen etenkin palveluita tuottavien yritysten kanssa, Hietanen toteaa.

Halvin hinta harvoin paras

EU-direktiivin valmisteluvaiheessa laadun merkitystä korostettiin jopa niin paljon, että osaEuroopan parlamentin jäsenistä olisi halunnut kokonaan kieltää pelkällä hinnalla kilpailuttaminen. Kieltoa ei kuitenkaan katsottu järkeväksi kaikissa tilanteissa. Hinnan käyttö pääasiallisena hankintaperusteena on mahdollista hankittavan tavaran tai palvelun laadusta riippuen.

- Halvin hinta menettelee, jos tavaralta vaadittavat ominaisuudet ovat selvästi vertailukelpoisia halutun ominaisuuden ja tiettyjen vähimmäisvaatimusten osalta. Palveluhankinnoissa hinnalla kilpailuttaminen kertoo hankintayksikön mielikuvituksen puutteesta, Perttu Hietanen pohtii.

Esimerkiksi kalustehankinnoissa materiaaleilla on hintaan suuri vaikutus. Kustannus on aivan eri sen mukaan, onko tuote valmistettu esimerkiksi tavallisesta tai ruostumattomasta teräksestä.

Laatuun ja tekniikkaan liittyvissä asioissa kaivataan vuoropuhelua tiedon siirtämiseksi. Kaupunki voisi kutsua alan toimijoita keskustelemaan, mitä laatu kussakin hankintatapauksessa voisi tarkoittaa.

- Halvimpaan tarjoukseen voi nimittäin sisältyä piileviä huoltokustannuksia, joita hankintayksikkö ei osaa ottaa huomioon. Ymmärtääkseni uusi laki tuo tähän parannuksen. Jos halvin hinta on yksinomainen valintakriteeri, niin silloin hankintayksikön on perusteltava, miksi niin on, Hietanen pohtii.

Osatarjoukset mahdollisia

Perttu Hietasen mukaan joissakin kunnissa tehdään selvästi liian laajoja tarjouspyyntöjä, mutta uusi laki mahdollistaa myös osatarjoukset. Toisin sanoen kunta voi hankkia samaan tuoteperheeseen kuuluvia eri tuotelajeja eri taholta.

- Tällaisesta tuoteperheestä hyvä esimerkki ovat ulkoleikkivälineet ja kadun kalusteet. Jos kummatkin hankittaisiin yhdeltä toimittajalta, niin kaksi parasta tuotemerkkiä voisi jäädä hankinnan ulkopuolelle, Hietanen kuvaa.

Hietasen mukaan tarjous- ja hankinta-asiat ovat paremmalla tolalla isoissa kunnissa, joissa toimii oma hankintaorganisaatio. Pienehköjen kuntien heikompi osto-osaaminen näky siinä, että hinta on usein ainoa valintakriteeri. Suuri parannus on ollut tarjouspalvelu.fi -palvelu, joka ei salli virheellisen tarjouspyynnön tai tarjouksen jättämistä.

Pienhankinnoista kannattaisi ilmoittaa

Uuden lain myötä kilpailuttamisen kynnysarvot nousevat ja kuntien oma hankintavastuu kasvaa. Tästä Hietanen iloitsee, mutta nyt pitäisi miettiä, kuinka pienhankinnoista ilmoitetaan. Pienet yritykset eivät aina saa tietoa, että jotakin aiotaan hankkia. Lakiin pitäisi kirjata asiaa koskeva kevennetty ilmoitusvelvollisuus, mutta sellaista ei näillä näkymin ole tulossa. Hietanen ehdottaa, että kunnat perustaisivat pienhankintoja varten portaaleja, jollainen toimii ainakin Jyväskylässä.

- Portaali lisäisi yritysten ja kuntien vuoropuhelua ja kunnat ostajina saisivat kilpailukykyisiä tarjouksia. Kunnalle yksi hankinta voi olla pieni asia, mutta pienelle paikalliselle yritykselle se voi olla iso asia, Hietanen painottaa.

Kokemusta voidaan painottaa

Suomen Yrittäjät ry:n varatoimitusjohtaja Antti Neimala oli mukana TEM:n lakiehdotusta työstäneessä työryhmässä. Merkittävää hänestä on muun muassa se, että palvelu- ja urakkahankinnoissa voidaan panna painoa henkilöstön kokemukselle. Tämä voi olla keskeistä sopimuksen toteuttamisen onnistumiselle.

- Olennaista on, että löydetään oikea tasapaino, jossa kokemus huomioidaan mutta ei kuitenkaan suljeta pois markkinoilta uusia yrityksiä ja konsepteja, Neimala linjaa.
Tilaajan mahdollisuudet lisääntyvät. Tämä voi valita itselleen sopivan hankintamenetelmän ja määrittää hankinnan kohteen ja vaatimukset. Joillekin menettelyille, kuten suorahankinnoille, on tulossa omat tiukat edellytyksensä.

- Uutta siis on se, että kansallisissa hankinnoissa luovutaan varsinaisista menettelysäännöistä. Se tarkoittaa, että hankintayksikkö voi valita tai itse luoda hankinnassa käyttämänsä menettelyn hyvin vapaasti.

PK-yritykset mukaan kilpailuun

Hankintayksiköiden ja toimittajien välinen vuoropuhelu lisääntyy. Lakiin tulee säännökset markkinakartoituksesta, joka on kuitenkin vapaaehtoinen toimenpide. Hankintayksikkö voi siis kysellä, mitä on tarjolla.

- Innovaatiokumppanuus tarkoittaa puolestaan hankintayksikön ja yritysten tiivistä yhteistyösuhdetta. Kansallisissa hankinnoissa neuvottelumenettelyä voi käyttää rajoituksetta, Neimala sanoo.
EU-hankintojen osiin jakamista koskeva direktiivisäännös on uusi ja tärkeä. Sen nimenomaisena tarkoituksena on helpottaa pk-yritysten pääsyä markkinoille. Tämän päivän suuri ongelma on nimittäin hankintojen keskittyminen, koska vain riittävän suuret yritykset voivat tarjota halutun suuruisia paketteja. Osiin jakamisen tyypillinen toteutustapa tulee olemaan osatarjousten salliminen tai hankinnan osien kilpailuttaminen itsenäisinä.

Hallinnollinen taakka kevenee

Ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat voidaan ottaa huomioon aikaisempaa terävämmin, kunhan ne liittyvät hankinnan kohteeseen ja mahdollistavat tarjoajien tasapuolisen kohtelun. Tämä auttaa pk-yrityksiä, joiden on joskus haastavaa esittää tarjousmenettelyssä kaivattuja selvityksiä korkeista standardeista, vaikka palvelu tai tuote itsessään olisi vaatimusten mukainen.
Erityisen tervetullut asia pk-yrityksille on hallinnollisen taakan keveneminen. Jatkossa dokumentteihin perustuva näyttö viranomaisvelvoitteiden täyttämisestä vaaditaan vain kilpailun voittajalta. Massiivisten selvitysten vaatiminen kaikilta ei ole ollut järkevää toimintaa.
- Puitesopimus on usein toimiva hankintamuoto, ja niitä voidaan jatkossakin tehdä. Joskus puitesopimuksiin perustuvien ostojen jakautuminen yritysten kesken on jätetty niin avoimeksi, etteivät yritykset ole tienneet, tuottaako sopimus lainkaan käytännön liiketoimintaa. Tällaisista sopimuksista pitäisi päästä eroon.
Yrityksille tärkeä tavoitteita uudistuksessa on myös kuntien sidosyksikköjen tekemien hankintojen tiukka sääntely. Näin halutaan rajoittaa kuntien määräysvallassa olevien liikelaitosten toimintaa markkinoilla, joilla toimii myös yksityisiä yrityksiä.