Luotollinen B2B-sopimus syntyy turvallisesti 10 minuutissa

Artikkeli24.08.2023

Uuden yritysasiakkaan sopimusprosessi kesti ennen jopa puolitoista viikkoa, mutta nyt Scandic Hotels Oy voi toivottaa asiakkaan tervetulleeksi vain 10 minuutissa. Tässä ajassa asiakas on täyttänyt hakemuksen, saanut luottopäätöksen ja allekirjoittanut sopimuksen sähköisesti. Hotelliketju voi tarvittaessa palata sopimuksen sisältöön arkistossa ja saa saman tien valvontaimpulssin, jos asiakasyrityksen taloudessa tapahtuu muutoksia, jotka vaikuttavat vaikkapa maksuehtoihin jatkossa.

Tämän mahdollistaa yritysasiakkuuden avaamiseen tarkoitettu sopimuspalvelu, jonka on kehittänyt Asiakastieto yhdessä Visma Signin ja Eduixin kanssa. Scandic Hotels Oy on uraauurtavan palvelun ensimmäinen käyttäjä.

”Kaikkein tärkeintä meille on, että asiakaskokemus on parantunut tämän palvelun avulla huomattavasti”, kertoo kirjanpitäjä Liisa Karvonen Scandic Hotels Oy:n taloushallinnosta.

”Meille sopimuspalvelu tarjoaa kaiken, mitä yritysasiakkaiden kanssa solmittaviin sopimuksiin tarvitsemme. Tämä tehostaa työtämme, auttaa asiakaspalvelussa ja vapauttaa aikaa muihin tehtäviin. Näemme koko ajan, missä vaiheessa sopimuksen tekeminen on. Prosessi on entistä ekologisempi, koska paperia ei tarvita enää ollenkaan”, hän listaa palvelun tuomia hyötyjä.

Scandic Hotels Oy on osa pohjoismaista hotelliketjua, jolla on Suomessa 63 hotellia ja 13 016 huonetta 24 kaupungissa.

Oikeat allekirjoittajat tunnistetaan

Asiakastieto on yhdessä Visma Signin ja Eduixin kanssa kehittänyt sopimuspalvelun, jonka valtti on nopeuden lisäksi turvallisuus. Inhimillisten virheiden mahdollisuus sopimuksen solmimisessa on minimoitu.

”Kuka tahansa ei saa yrityksen nimissä allekirjoittaa sopimuksia. Siksi on tärkeää ensinnäkin varmistaa, että allekirjoittajilla on siihen tarvittavat valtuudet ja he todella ovat ne henkilöt, joita kertovat olevansa. Sopimuspalvelussa Asiakastieto varmistaa oikeat nimenkirjoittajat ja Visma Sign hoitaa vahvalla tunnistuksella allekirjoitukset sähköisesti”, korostaa asiakaspäällikkö Jaakko Nors Asiakastiedosta.

Kenellä on yrityksen nimenkirjoitusoikeus? LUE LISÄÄ

Aiemmin asiakas täytti ensin tietonsa paperille, josta ne syötettiin järjestelmään käsin. Nyt asiakas täyttää Eduixin E-lomakkeelle yrityksen nimen tai y-tunnuksen, minkä jälkeen automatiikka täydentää kaikki tarvittavat perustiedot sähköistä laskutusosoitetta myöten.

Aina tasalaatuisia luottopäätöksiä

Yritysasiakkuutta avattaessa tarvitaan luottopäätös, joka määrittelee maksuehdot. Tähän tarvitaan luottopolitiikka, jonka avulla yritys tekee tasalaatuisia, vertailukelpoisia ja myöhemmin seurattavissa olevia, turvallisia luottopäätöksiä vaivattomasti. Sopimuspalvelussa luottopäätös tehdään Asiakastiedon datalla ja päätösmalleilla.

”Luottopäätös tehdään automaattisesti eikä asiakkaan tarvitse odotella. Esimerkiksi konevuokraamoissa, tukkukaupassa tai hotelleissa asiakkuuksia avataan monessa paikassa, mutta päätösten täytyy kohdella asiakkaita tasavertaisesti. Nyt kiire, lomat tai tiedon puute eivät enää hidasta päätöksentekoa ja asiakkuuden avaamista”, Jaakko Nors huomioi.

Palvelussa sopimusten arkistoinnista vastaa Visma Sign. Tämä mahdollistaa sen, että sopimuksen sisältöön on helppo myöhemmin palata, mutta myyjäyrityksen ei tarvitse huolehtia sopimusarkiston ylläpidosta. Tämä helpottaa mm. yrityksen tietosuojaan liittyviä velvollisuuksia.

Haluatko kuulla lisää?