Tiedon keruu ja käsittely

Henkilötietojen käsittely Asiakastiedossa

 

Asiakastiedossa käsitellään erityyppisiä henkilötietoryhmiä. Tässä kuvataan eri ryhmien käsittelyn tarkoitukset ja Tietosuoja-asetuksen mukaiset lailliset perusteet käsittelylle.

Henkilötietoryhmät 

Alla kuvattuna tietosisällöt, luovutukset ja tiedon säilytysajat.

1. HENKILÖLUOTTOTIEDOT (mm. maksuhäiriöt)

Käsittelyn tarkoitus

Henkilöluottotietotoiminta. 

Käsittelyn laillinen peruste

Käsittely perustuu Tietosuoja-asetuksen 6. Artiklan 1.e. (yleistä etua koskeva tehtävä) kohtaan. Käsittelystä on säädetty luottotietolaissa. Rekisterissä olevien tietojen käyttö ei edellytä rekisteröidyn suostumusta. Luovutus- ja käyttöperusteista on säädetty luottotietolain 19 §:ssä. 

Rekisteröityjä informoidaan tietojen käsittelystä luottotietolain 29§:n mukaisesti. Rekisteröidylle, jota koskevat tiedot on ensimmäistä kertaa merkitty luottotietorekisteriin, lähetetään tieto rekisteröinnistä, rekisteröidyn oikeudesta tehdä oikaisuvaatimus sekä saatavan suorittamisen vaikutuksesta luottotietorekisteriin tehtäviin merkintöihin. Tietoja annetaan myös tallennusajoista, rekisteröidyn oikeuksista, tietolähteistä sekä muusta tietojen käsittelyyn liittyvästä.

2. YRITYSHENKILÖT (VASTUUHENKILÖT)

Käsittelyn tarkoitus

Yrityksiä koskevassa luottotieto toiminnassa käsitellään myös henkilötietoja. Yritysten tietoihin kuuluu yrityksissä toimivien henkilöiden asemaa, tehtäviä ja niiden hoitoa elinkeinoelämässä kuvaavia yleisesti saatavilla olevia tietoja.

Luottotietolain 29 §:n mukaan vastuuhenkilötiedon (yrityskytkentätiedon) tallentamisesta ei tarvitse lähettää henkilölle ilmoitusta.

Yrityshenkilöitä koskevia tietoja käsitellään ja luovutetaan asiakkaille yritystä koskevien tietojen yhteydessä käytettäväksi etujen ja oikeuksien turvaamiseen. Henkilöluottotietoja luovutetaan myös henkilön taloudellisen aseman ja sitoumusten hoitokyvyn arviointiin. Luottotietolain 12§:n 1.mom.2.kohdan mukaisia yrityskytkentätietoja luovutetaan tahoille, jotka tietoa haluavat. Tietojen kysyminen ei edellytä erityistä syytä.

Luottotietolain 3§ 3.kohdan mukaisten yritysten vastuuhenkilöiden tietoja käsitellään luottotietolain mukaisesti yrityksiä luokiteltaessa (luottotietolaki 27§).

Yrityksen vastuuhenkilötietoja käsitellään myös markkinointi tarkoituksessa.

Käsittelyn laillinen peruste

Noudattaen Tietosuoja-asetuksen 6 artiklaa (ja tietosuojalakia xx/2018) henkilötietoja saa käsitellä, jos kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä ja niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista siltä osin, kun käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden.

Yrityksen vastuuhenkilötietojen käsittelystä luottotietotoiminnassa on säädetty luottotietolaissa.

Yrityksen vastuuhenkilötietoja saa käsitellä kansallisen tietosuojalain mukaan myös muutoin kuin vain luottotietotoiminnassa.

Tietojen käytöstä sähköisessä markkinoinnissa on säädetty tietoyhteiskuntakaaressa (917/2014). Yrityksen edustajalle voidaan työsähköpostiin lähettää hänen työhönsä liittyvää sähköistä markkinointia (202 §, 203§). Kyse on tällöin yritykselle kohdistetusta markkinoinnista.

3. YRITYKSEN OMISTAJATIEDOT

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksena tarjota tietoja käyttäville yrityksille tarpeellista tietoa yrityksen omistajista. Asiakasyritykset tarvitsevat tietoja täyttäessään velvollisuutensa rahanpesun ja terrorismin estämisestä annetun lain mukaisena ilmoitusvelvollisena selvittäessään yrityksen tosiasiallisia edunsaajia.

Käsittelyn laillinen peruste

Käsittely perustuu Tietosuoja-asetuksen 6.Artiklan 1.f. (rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen) kohtaan.

Tietoja käyttävillä tahoilla on rahanpesun tai terrorismin estämistä annetun lain mukaan velvollisuus selvittää yhtiöiden tosiasialliset edunsaajat. Näiden tietojen käsittely Asiakastiedossa palvelee tietoja käyttäviä tahoja tämän velvollisuuden täyttämisessä ja muodostaa näin oikeutetun edun.

4. YRITYKSEN PÄÄTTÄJÄTIEDOT

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksena tarjota tietoja käyttäville yrityksille tarpeellista tietoa markkinointi-tai myyntitoimenpiteitä varten taikka mielipide- tai markkinatutkimukseen sekä asiakasrekisterin päivittämiseen.

Käsittelyn laillinen peruste

Käsittely perustuu Tietosuoja-asetuksen 6.Artikaln 1.f. (rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen) kohtaan.

Henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointi tarkoituksissa voidaan pitää oikeutetun edun toteuttamiseksi suoritettuna (Tietosuoja- asetuksen resitaali no. 47).

Tietojen käytöstä sähköisessä markkinoinnissa on säädetty tietoyhteiskuntakaaressa (917/2014). Yrityksen edustajalle voidaan työsähköpostiin lähettää hänen työhönsä liittyvää sähköistä markkinointia (202 §, 203§). Kyse on tällöin yritykselle kohdistetusta markkinoinnista.

Noudattaen Tietosuoja-asetuksen 6 artiklaa henkilötietoja saa käsitellä, jos kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä ja niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toimintaa kuvaavissa tiedoissa siltä osin kun käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden. 

Rekisterissä olevien tietojen käsittely ei edellytä rekisteröidyn suostumusta.

5. KULUTTAJATIEDOT MARKKINOINTIIN

Käsittelyn tarkoitus

Rekisteri palvelee yritysasiakkaita tarjoten tietoa markkinointi- ja myyntitoimenpiteiden tueksi. Rekisterin tietoja voidaan hyödyntää asiakastietokantojen ja asiakasrekistereiden päivittämiseen.

Tietoja sisältäviä rekistereitä käsitellään ja luovutetaan asiakkaille käytettäväksi myynnissä ja markkinoinnissa ja muissa osoitteellisissa lähetyksissä (esim. markkinatutkimus) sekä yrityksen omaan asiakashallintaan, esimerkiksi asiakasrekisterin ylläpitämiseksi.

Käsittelyn laillinen peruste

Käsittely perustuu Tietosuoja-asetuksen 6. Artiklan f. (rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen) kohtaan.

Henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointi tarkoituksessa voidaan pitää oikeutetun edun toteuttamiseksi suoritettuna (Tietosuoja- asetuksen resitaali no. 47).

Tietojen käytöstä sähköisessä markkinoinnissa on säädetty Tietoyhteiskuntakaaressa (917/2014). 

6. KÄYTTÄJÄTIEDOT (SISÄISET KÄYTTÄJÄSOPIMUKSET PALVELUIHIN JA JÄRJESTELMIIN, SOPIMUSASIAKKAAT, AVOIN YRITYSTIETO, OMATIETO-PALVELUT KULUTTAJILLE)

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on hallinnoida Suomen Asiakastieto Oy:n palveluiden ja järjestelmien käyttöoikeuksia sekä palveluiden käyttöä.

Käsittelyn laillinen peruste

Käsittely perustuu Tietosuoja-asetuksen 6. Artiklan 1.f. (rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen) kohtaan.

Tällainen oikeutettu etu voi olla esimerkiksi, kun rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, kuten että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas tai asiakkaan palveluksessa tai kun käyttäjälle myönnetään käyttäjätunnukset Asiakastiedon verkkoon ja palveluihin.

Asiakastiedolla on oikeus käsitellä sen palveluita käyttävien henkilöiden tietoja koska palvelun tarjoaminen edellyttää tätä.

7. ASIAKASREKISTERI (CRM)

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on rekisteripitäjän asiakkaiden yhteyshenkilöitä ja potentiaalisten asiakkaiden vastuuhenkilöitä koskevien tietojen käyttö yhteydenpidossa asiakkaaseen tai potentiaaliseen asiakkaaseen.

Käsittelyn laillinen peruste

Käsittely perustuu Tietosuoja-asetuksen 6. Artiklan 1.f. (rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen) kohtaan.

Tällainen oikeutettu etu voi olla esimerkiksi, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, kuten että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas tai tämän palveluksessa.

Henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointi tarkoituksissa voidaan pitää oikeutetun edun toteuttamiseksi suoritettuna (Tietosuoja-asetuksen resitaali no. 47).

Tietojen käytöstä sähköisessä markkinoinnissa on säädetty Tietoyhteiskuntakaaressa (918/2014). Yrityksen edustajalle voidaan työsähköpostiin lähettää hänen työhönsä liittyvää sähköistä markkinointia (tietoyhteiskuntakaari 20 2§, 203 §). Kyse on tällöin yritykselle kohdistetusta markkinoinnista.

Rekisterissä olevien tietojen käyttö ei edellytä rekisteröidyn suostumusta.

9. ASIAKASTIEDON OMA MARKKINOINTITIETOKANTA

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on rekisterinpitäjän keskitetyn markkinointitietokannan käyttö viestintään ja markkinointiin asiakkaille, verkkopalveluihin rekisteröityneille sekä markkinointilistoillemme liittyneille.

Käsittelyn laillinen peruste

Käsittely perustuu Tietosuoja-asetuksen 6. Artiklan 1.f. (rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen) kohtaan.

Tällainen oikeutettu etu voi olla esimerkiksi, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, kuten että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas tai tämän palveluksessa.

Henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointi tarkoituksissa voidaan pitää oikeutetun edun toteuttamiseksi suoritettuna (Tietosuoja-asetuksen resitaali no. 47).

Tietojen käytöstä sähköisessä markkinoinnissa on säädetty Tietoyhteiskuntakaaressa (918/2014). Yrityksen edustajalle voidaan työsähköpostiin lähettää hänen työhönsä liittyvää sähköistä markkinointia (tietoyhteiskuntakaari 20 2§, 203 §). Kyse on tällöin yritykselle kohdistetusta markkinoinnista.

8. HENKILÖSTÖTIEDOT

Käsittelyn tarkoitus

Hallinnoida Asiakastieto Oy:n työsuhdeasioiden hoitamista.

Käsittelyn laillinen peruste

Käsittely perustuu Tietosuoja-asetuksen 6. Artiklan 1.f. (rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen) kohtaan.

Tietosuoja-asetuksen resitaali 47. Tällainen oikeutettu etu voi olla olemassa esimerkiksi, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, kuten että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas tai tämän palveluksessa.

10. MUUT REKISTERIT

Asiakastieto Group Oyj yhtiökokousilmoittautumiset

Muuta

Rekisterinpitäjä käyttää rekistereitä myös informointi- ja tarkastusoikeuden toteuttamiseksi (Tietosuoja-asetus 15 Artikla, Luottotietolaki 30§),

Rekisteröityjä koskevia tietoja käytetään myös rekisteripitäjän harjoittamassa tai tukemassa tutkimustoiminnassa ja tilastoimistarkoituksessa. Tutkimustoiminnassa ja tilastoimistarkoituksessa tietoja käsitellään siten, ettei niitä voida tunnistaa tiettyä henkilöä koskevaksi.

Rekistereissä ei käsitellä Tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiä tietoryhmiä (arkaluonteiset tiedot),

Rekistereissä ei käsitellä Tietosuoja-asetuksen 10 artiklassa tarkoitettuja erityisiä tietoryhmiä (rikostuomiot).

 

Tiedot välitetään Asiakastiedon asiakkaille palveluina. Tutustu palveluihin tästä.

Henkilötiedon keruu Asiakastiedossa

 

Henkilötietoa kerätään useista tietolähteistä. Tietolähteet on kuvattu henkilötietoryhmittäin.

Henkilöluottotiedot (maksuhäiriöt ja muut luottotiedot)

• ​Kulutusluottoja myöntävät yhtiöt: kulutusluottohäiriöt
• Käräjäoikeudet: julkiset maksuhäiriöt
• Luotto- ja rahoituslaitokset sekä muut lainoja myöntävät ja takaavat tahot: velallisen kirjallisesti tunnustamat maksun laiminlyönnit (vapaaehtoiset velkajärjestelyt)
• Oikeusrekisterikeskus: velkajärjestelytiedot, konkurssitiedot
• Rekisteröidyt: maksun suoritukset, velkaa koskevat lisätiedot
• Ulosottoviranomaiset: ulosotto- ja varattomuustiedot, maksun suoritukset
• Velkojat: maksun suoritukset
• Verovirastot: veronpidätystilitykset ja ALV-erät
• Väestörekisteri: toimintakelpoisuutta koskevat tiedot

YRITYKSEN PÄÄTTÄJÄTIEDOT

• Rekisteröidyt: työtehtävät, yhteystiedot, ikä, sukupuoli.
• Rekisteröityjen työnantajat: työtehtävät, yhteystiedot, ikä, sukupuoli.
• Lehdistö ja muut julkiset lähteet (nimitysuutiset).
• Yleisesti saatavilla olevat tiedot (mm. julkaisut, tietokannat, internet).
• Kaupparekisteri
• Rekisteröityjen, rekisteröityjen työnantajien ja työnantajien edustajien kanssa käytyjä puhelinkeskusteluja voidaan nauhoittaa. Nauhoite tuhotaan heti, kun näin kerätyt tiedot ovat talletettu. '

YRITYSHENKILÖT

• Kaupparekisteri: kaupparekisteriin merkityt tiedot yrityksen vastuuhenkilöistä

YRITYKSEN OMISTAJATIEDOT

• Kyseiset yritykset (omistajarekisteri): tieto omistuksesta
• Kaupparekisteri: tieto omistuksesta yritystä rekisteröitäessä.

KULUTTAJATIEDOT MARKKINOINTIIN

• Tietoja päivitetään Suomen Numeropalvelu Oy:n puhelinliittymätietokannasta, Posti Oyj:n osoitetietojärjestelmästä, Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekistereistä, sekä muista vastaavista julkisista ja kaupallisista rekistereistä ja tietolähteistä. 
• Säännönmukaisena tietolähteenä ovat myös Patentti -ja rekisterihallituksen ylläpitämän Kaupparekisterin viralliset tiedot. 

KÄYTTÄJÄTIEDOT (SOPIMUSASIAKKAAT, AVOIN YRITYSTIETO, OMATIETO-PALVELUT)

• Yritykseltä käyttäjätietoa, henkilöiltä itseltään käyttäjätietoa rekisteröitymisen yhteydessä.

ASIAKASREKISTERI (CRM)

• Rekisteröidyt: yhteystiedot 
• Rekisteröityjen työnantajat: yhteystiedot 
• Kaupparekisteri: tiedot yritysten vastuuhenkilöistä
• Päättäjätiedot Asiakastiedon päättäjärekisteristä

HENKILÖSTÖTIEDOT

• Tietoja kerätään pääasiassa työntekijältä itseltään.

ASIAKASTIEDON OMA MARKKINOINTITIETOKANTA

• Markkinointitietokantaan henkilötiedot kootaan Asiakastiedon omista tietokannoista: avoimen yritystietopalvelun käyttäjätieto, digitaalisten kanavien käyttäjätieto, asiakasrekisterin (crm) tiedot, päättäjärekisterin tiedot.

Kuka käsittelee henkilötietojani?

 

Asiakastiedon pääsynhallinta on määritelty oikeuksina nähdä, käsitellä ja muokata henkilötietoja. Nämä oikeudet annetaan henkilöille, joilla on työtehtävän vuoksi tarpeellista käsitellä henkilötietoja. Pääsynhallinta periaatteet on määritelty erillisessä dokumentissa. 

Myös asiakkailla on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Asiakkaiden käyttöoikeudet määritellään aina tarpeiden mukaisesti. Jos käyttöoikeus annetaan luottotietoihin, pitää asiakkaalla olla Luottotietolain mukainen käyttötarkoitus.

Automaattiset päätökset ja profilointi

 

Asiakastieto käyttää henkilötietoja mallinnuksessa, joiden avulla laaditaan erilaisia luottoluokitusmalleja tai muodostetaan markkinoinnin kohderyhmiä. Tällaiseen profilointiin on rekisterinpitäjällä oikeus silloin kun sillä on oikeus käsitellä tietoja. 

Rekisterinpitäjänä Asiakastieto ei kuitenkaan tee sellaisia päätöksiä, joilla olisi rekisteröityjä koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat vastaavalla tavalla merkittävästi (Tietosuoja-asetus 22 artikla). Tietojen käyttäjät voivat käyttää tietoja luottopäätöksissään. Oikeusvaikutukset syntyvät vasta tällöin.