Henkilötietoa kerätään luotetuista tietolähteistä. Kerättävä tieto on tarpeellista ja se tarkastetaan ennen tietokantaan tallentamista. Tietoa säilytetään tarpeellinen aika. Säilytysaika on määritelty jokaiselle tietoryhmälle/palvelulle erikseen, jonka jälkeen se poistetaan tai siirretään Data Warehouse -tietokantaan tilastointi- ja mallinnus käyttötarkoituksiin. Data Warehouse -tietokannasta tieto poistetaan 10 vuoden kuluttua. Säilytysajat on määritelty "mitä tietoa kerätään tietokantoihin" -kohdassa.
![]() |
HENKILÖTIEDON KERÄÄMINEN
|
|
HENKILÖTIEDON TARKASTUS
|
|
HENKILÖTIETO REKISTEREISSSÄ JA JÄRJESTELMISSÄ
|
|
HENKILÖTIEDOT PALVELUISSA JA OMAAN MARKKINOINTIIN
|
|
HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS
|
|
TIETOJEN POISTUMINNE
|
.
Asiakastiedon rekistereissä (Asiakastieto rekisterinpitäjänä) on tietoa useassa tietoryhmässä. Henkilötietona luovutetaan tyypillisesti nimi, kontaktitietoa, maksuhäiriöihin liittyvää tietoa sekä yrityspäättäjän asematietoa. Lisäksi luokitteluissa ja scoring-palveluissa käytetään käsittelijänä VRK-tietoa, kuten ikä ja asuinpaikka. Lisäksi Asiakastieto käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja palveluidensa käyttäjistä ja henkilöstöstään.
Alla on kuvattuna tietosisällöt, luovutukset ja tiedon säilytysajat.
Henkilön yhteys-, maksuhäiriö- sekä muut luottotiedot.
Rekisterissä on tietoja vain sellaisista henkilöistä yhteystietoineen, joiden kohdalle on tallennettu tieto maksun tai suorituksen laiminlyönnistä (maksuhäiriöstä) tai muu luottotietolain 12 § tai 13 §:issä mainittu tieto. Tallennettavat tiedot perustuvat luottotietolakiin.
Maksuhäiriömerkinnän yhteydessä on mainittu maksuhäiriön nimike, mahdollinen euromäärä, tietolähde, mahdollinen velkojatieto, rekisteröintipäivä ja häiriöpäivä (esim. päivä, jolloin suoritustuomio on annettu tai varattomuus todettu). Kun rekisteröidään tieto maksun suorituksesta, merkitään päivä, jolloin tieto maksusta on saatu sekä maksupäivä. Merkinnän yhteyteen voidaan liittää myös rekisteröidyn ilmoittamaa tietoa merkinnän taustasyistä.
Henkilöluottotietoja luovutetaan asiakassopimuksen perusteella käytettäväksi luotonannossa, luoton valvonnassa tai muussa luottotietolain 19 §:ssä mainitussa tarkoituksessa. Rekisteristä luovutetaan tietoja myös rekisteröidylle tämän tekemän pyynnön perusteella.
Maksuhäiriötietoja päivitetään, kun saadaan tieto maksuhäiriön taustalla olevan velan maksusta tai saataessa luottotietolain 13§:n 2. tai 3. momenteissa mainittua tietoa.
Maksuhäiriötietoja säilytetään 2-4 vuotta (luottotietolain 18 §:n mukaisesti).
Henkilön asemaa tai tehtävää kuvaavat tiedot sekä yhteystiedot. Viralliset asematiedot, kuten esimerkiksi hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön yhtiömiehet, elinkeinonharjoittaja, toiminimenhaltija, nimenkirjoittaja, prokuristi, osakas, perustajaosakas, tilintarkastaja sekä konkurssipesän hoitaja.
Näihin asemiin liittyvät tiedot: asema, nimi, ammatti, osoite, henkilötunnus, kotipaikka, aseman alku-ja/tai päättymispäivä tai tiedon päivämäärä, kansalaisuus, henkilölle annettu Y-tunnus.
Lisäksi tieto rekisteröidyn antamasta lisäselvityksestä kaupparekisteritietoon, osakkaista omistusosuus ja/tai osakelukumäärä sekä prokuristeista nimenkirjoitustapa.
Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän asiakkaille, jotka ovat tehneet rekisteripitäjän kanssa asiakassopimuksen tietojen käytöstä. Tietoja luovutetaan myös ilman vakituista asiakkuutta, ilman että käyttäjää tunnistetaan (mm. Asiakastiedon avoin yritystietopalvelu). Yrityksen vastuuhenkilötietoja, ei kuitenkaan henkilöluottotietoja, luovutetaan myös suoramarkkinointitarkoituksiin ja muihin osoitteellisiin lähetyksiin.
Rekisteristä luovutetaan tietoja myös rekisteröidylle itselleen tämän tekemän pyynnön perusteella.
Tietoja päivitetään säännöllisesti. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn/rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa ratkaisevaan on sen käyttötarkoitus.
Tieto poistetaan luottotietolain mukaisesti, kun henkilö eroaa em. asemasta. Pääsääntönä on, että tieto poistetaan yhden vuoden kuluttua siitä kun eroaminen on merkitty kaupparekisteriin.
Rekisteri sisältää tietoja osakeyhtiöiden omistajista.
Rekisterissä on henkilön nimi sekä tiedot yhtiön omistuksen määrästä.
Rekisteri sisältää myös muita tietoja, jotka rekisterinpitäjän mielestä ovat tarpeellisia rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.
Rekisteristä luovutetaan tietoja niille, jotka tarvitsevat tietoja täyttäessään lain vaatimaa selvitysvelvollisuutta yhtiön tosiasiallisista edunsaajista.
Tietojen käytön ehdoista sovitaan asiakassopimuksissa ja/tai käyttöehdoissa.
Tietoja luovutetaan selaimen (verkkopalvelu) kautta sekä sähköisinä tiedostoina.
Rekisteristä luovutetaan tietoja myös rekisteröidylle tämän tekemän pyynnön perusteella.
Tietoja päivitetään säännöllisesti. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn/rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa ratkaisevaan on sen käyttötarkoitus.
Tieto poistetaan heti kun ilmoitus omistuksen päättymisestä on saatu.
Rekisteri sisältää tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä tai asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä ja sitä käytetään hänen työtehtäviinsä liittyvän informaation lähettämiseen. Tällaisia tietoja ovat mm. henkilön yhteystiedot.
Rekisteri sisältää myös muita tietoja, jotka rekisterinpitäjän mielestä ovat tarpeellisia rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.
Rekisteri sisältää tietoa tietojen käsittelykiellon pyytäneiden henkilöiden osalta (asetus 21. Artikla).
Rekisteristä luovutetaan tietoja niille, jotka tarvitsevat tietoja lähettääkseen rekisteröidylle tämän työtehtäviin kuuluvaa informaatiota. Tietoja voi käyttää myös mielipide- tai markkinatutkimukseen sekä asiakasrekisterin päivittämiseen.
Tietojen käytön ehdoista sovitaan asiakassopimuksissa ja/tai käyttöehdoissa.
Tietoja luovutetaan selaimen (verkkopalvelu) kautta sekä sähköisinä tiedostoina.
Tietoja käyttävät velvoitetaan ilmaisemaan osoitelähde, osoitteellisissa lähetyksissään, ja noudattamaan omassa toiminnassaan tietosuojasääntelyä ja tietojen käyttöä koskevaa sääntelyä.
Rekisteristä luovutetaan tietoja myös rekisteröidylle tämän tekemän pyynnön perusteella.
Tietoja päivitetään säännöllisesti. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn/rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa ratkaisevaan on sen käyttötarkoitus.
Tietokanta sisältää mm. alla olevia tietoelementtejä.
- henkilön etu- ja sukunimi
- osoitetieto
- puhelinnumerotieto
- sukupuoli
- mahdollinen suora- tai telemarkkinointikielto
Rekisteri sisältää tietojen käsittelykiellon kieltoa pyytäneiden henkilöiden osalta (asetus 21. artikla).
Tietoja luovutetaan asiakkaille käytettäväksi myynnissä ja markkinoinnissa sekä muissa osoitteellisissa lähetyksissä (esim. markkinatutkimus) sekä yritysten omaan asiakashallintaan, kuten esimerkiksi asiakasrekisterin ylläpitämiseksi.
Tietojen käytön ehdoista sovitaan asiakassopimuksissa ja/tai käyttöehdoissa.
Tietoja luovutetaan selaimen (verkkopalvelu) kautta sekä sähköisinä tiedostoina.
Postitettavaa kirjelähetystä varten luovutetaan etunimi, sukunimi, osoite, postinumero ja postitoimipaikka.
Soittamista varten luovutetaan etunimi, sukunimi, postinumero, postitoimipaikka ja puhelinnumero.
Tietoja käyttävät velvoitetaan ilmaisemaan osoitelähde osoitteellisissa lähetyksissään.
Rekisteristä luovutetaan tietoja myös rekisteröidylle tämän tekemän pyynnön perusteella.
Tietoja päivitetään säännöllisesti. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn/rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa ratkaisevaan on sen käyttötarkoitus.
Sopimusasiakkaiden palveluiden osalta on tietoja vain sellaisista henkilöistä yhteystietoineen, joiden työnantajat ovat asiakassuhteessa Suomen Asiakastieto Oy:öön. Lisäksi rekisterissä on Asiakastiedon oma henkilökunta, joilla on käyttäjäoikeuksia palveluihin.
Rekisteröidyistä on tietoa henkilön asemasta, työtehtävistä ja muista vastaavaista tiedoista, joilla on merkitystä asiakassuhteen hoitamisessa ja palveluiden käyttämisessä. Rekisteröidyt eivät itse ole asiakassuhteessa Suomen Asiakastieto Oy:öön.
Omatieto-palvelun ja avoimen yritystieto-palvelun asiakkaiden henkilötiedot:
Yhteystiedot:
Asiakkuuteen ja sisältöjen käyttöön liittyvät tiedot, kuten:
Sopimusasiakkaiden palvelun käyttäjätunnuksista voidaan luovuttaa tietoa henkilön työnantajalle.
Rekisteristä luovutetaan tietoja myös rekisteröidylle tämän tekemän pyynnön perusteella.
Omatieto-palvelun ja avoimen yritystietopalvelun käyttäjätietoja voimme luovuttaa perusteltuja käyttötarkoituksia varten. Sivuston välityksellä antamiasi tietoja voidaan luovuttaa seuraaviin ryhmiin kuuluville tahoille:
Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn taikka rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Ratkaisevaa tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa on tiedon käyttötarkoitus, eli asiakassuhteen hoito.
Omatieto-palvelussa ja avoimessa yritystietopalvleussa tietoja säilytetään asiakkuuden keston ajan sekä 24 kk asiakkuuden päättymisen jälkeen. Mikäli asiakkuus käsittää vain yksittäisen omien tietojen (ote) tai toisen henkilön luottotietojen kysymisen rekisteritietoja säilytetään 13 kuukauden ajan. Säilytysaika perustuu luottotietolain 30§:n mukaiseen tarkastusoikeuteen. Kyselyn kohteelle (henkilöluottotietorekisteriin rekisteröidylle) tulee voida kertoa, kenelle tietoja on viimeisen vuoden aikana luovutettu.
Mikäli henkilö on antanut markkinointiluvan, tietoja säilytetään 5 vuotta.
Rekisterissä on tietoja vain sellaisista henkilöistä yhteystietoineen, joiden työnantajat ovat asiakassuhteessa Suomen Asiakastieto Oy:öön tai mitkä yhtiöt ovat Suomen Asiakastieto Oy:n potentiaalisia asiakkaita.
Rekisteröidyistä on tietoa työnantajasta, henkilön asemasta, työtehtävistä ja muista vastaavaista tiedoista, joilla on merkitystä asiakassuhteen hoitamisessa. Rekisteröidyt eivät itse ole asiakassuhteessa Suomen Asiakastieto Oy:öön.
Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle.
Rekisteristä luovutetaan tietoja rekisteröidylle tämän tekemän pyynnön perusteella.
Tietoja päivitetään säännöllisesti. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn taikka rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Ratkaisevaa tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa on tiedon käyttötarkoitus.
Henkilöllä on mahdollisuus myös itse poistaa tiedot Asiakastiedon GDPR-palvelussa.
Rekisterissä on tietoja vain sellaisista henkilöistä yhteystietoineen, jotka ovat tai ovat olleet työsuhteessa Asiakastietoon.
Tietoryhmät:
• henkilön perustiedot (syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot)
• työsuhdetta koskevat tiedot
• palkanlaskentatiedot
• koulutus- ja kurssitiedot
• työhistoria ja sisäiset siirrot
• mahdollinen tieto turvallisuusselvityksen tekemisestä
Vuosi-ilmoitukset eläkeyhtiölle ja veroviranomaisille.
Ilmoitukset tapaturmavakuutusyhtiöille.
Ulkoistettuun palkanlaskentaan.
Rekisteristä luovutetaan tietoja myös rekisteröidylle tämän tekemän pyynnön perusteella.
Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn taikka rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Ratkaisevaa tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa on tiedon käyttötarkoitus eli työsuhdeasioiden hoito.
Lakisääteiset poistoajat henkilötiedolle.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on rekisterinpitäjän keskitetyn markkinointitietokannan käyttö viestintään ja markkinointiin asiakkaille, verkkopalveluihin rekisteröityneille sekä markkinointilistoillemme liittyneille.
Päättäjien yhteys- ja asematiedot.
Tietoa ei luovuteta ulkopuolisille.
Rekisteristä luovutetaan tietoja myös rekisteröidylle tämän tekemän pyynnön perusteella.
Asiakkuuden keston ajan, ja palveluihin rekisteröityneille sekä markkinointilistoille liittyneille viisi vuotta.
Tietoa välitetään Asiakastiedon asiakkaille ja yhteistyökumppaneille, joilla on lain mukainen peruste käsitellä henkilötietoa (luottotietolaki, GDPR). Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset tai asiakasyritys pitää itse lokitiedostoa kyselyistä. Luottotietokyselyistä (henkilön maksuhäiriöt) jää aina lokimerkintä. Lisäksi luottotietojen ns. " ensirekisteröinnistä" lähetetään aina kirjallisesti rekisteröidylle tieto.
Alla on listattu palvelut, joissa henkilötietoa välitetään. Rekisterit, joissa tietosisältönä henkilötietoa, on kuvattu osiossa tiedon keruu ja käsittely.
Erikseen määritellyn dokumentin mukaisesti tietoa siirretään Data Warehouse -tietokantaan, josta tätä ns. historiatietoa voidaan käyttää tutkimukseen ja mallinnukseen. Historiatiedolle on määritelty erikseen käyttäjäoikeudet vain tutkimus- ja mallinnus -ryhmälle.
Henkilötietoa välitetään yksittäisinä tietoelementteinä (esim. henkilön maksuhäiriötieto tai tieto siitä, ettei henkilöllä ole maksuhäiriötä asiakastiedon tietokannassa, osana raportteja, luokituksia, päätöksentekojärjestelmiä tai sovelluksia (mm. Yritysfiltteri Pro ja Suhdekartta). Lisäksi henkilötietoja käytetään mallinnuksissa taustamuuttujina ja erilaisissa tilastoissa. Asiakastieto myös koostaa raportteja, joissa henkilön perustietoon liitetään väestörekisteritietoa.
(mm. henkilön yhteystieto, henkilön asema: vastuuhenkilötieto/päättäjä/vaikuttaja, maksuhäiriö)
EBR/ yrityksen edustajat ja yritysprofiili (vastuuhenkilötieto)
AI (artificial intelligence) virtuaaliassistentti (henkilötieto)
Maksuhäiriökysely
Päättäjät
Vastuuhenkilöt
Omistajat
Tosiasialliset edunsaajat
Väestörekisteritiedot (linkkipalvelu)
Henkilön yritysyhteydet (luottotietolaissa rajatut vastuuhenkilöasemat)
Numeropäivitys (nimi, osoite, puhelinnumero)
Osoitepäivitykset (väestötietojärjestelmä, postinsaajarekisteri)
Asukaskysely (nimi, syntymäaika, osoite, muuttopäivä)
Kiinteistöpalvelun henkilötietoa, jotka tallentuvat välimuistiin 30 minuutin ajaksi
Asiakastiedon rekisteriraportti (vastuuhenkilöt, nimenkirjoittajat)
Yritys Rating Alfa, kotimaa ja ulkomaat (vastuuhenkilöt, nimenkirjoittajat, osakkaat)
Vastuullisuusraportti (vastuuhenkilöt)
Tilaajavastuuraportti (vastuuhenkilö, nimenkirjoittaja)
Kaupparekisteriote (vastuuhenkilö, nimenkirjoittaja)
Henkilöraportit (raportista riippuen: yhteystiedot, luottotiedot, edunvalvonta, toimikelpoisuus, yritysyhteydet, väestörekisteritiedot, yrityskytkentä, tieto elinkeinonharjoittamisesta)
PEP ja pakotelistat (yhteystiedot, passinnumero, PEP-asema, lähipiiritieto ja mahdolliset pakotteet)
Henkilötietopoiminnat (yhteystiedot, luottotiedot)
Suoramarkkinoinnin palvelut, muut kohderyhmät (nimi, osoite, puhelinnumero)
Vahti (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti)
Yritystietoraportit avoimesta yritystietopalvelusta (nimi, sähköposti)
Kävijädata (maskattu cookie-tieto)
Optimi, 3D päätöspalvelu (mallista riippuen vastuuhenkilöt, väestörekisterintiedot, asiakkaan data, vastuuhenkilön yritysyhteydet, luottotiedot, työsuhde, henkilön luotot ja hoitotapa)
Scoring (mallista riippuen: luottotiedot, yrityskytkentätietoa)
Luottotietoluokittelu (luottotiedot)
Henkilön riskiennuste (luokitustieto, henkilön yrityskytkentätiedot)
Henkilön riskimittari (luokitustieto, ikä, yrityskytkentätiedot)
Henkilön Rating Delta (luokitustieto, väestörekisteritiedot, yrityskytkentätiedot)
Henkilön Rating Alfa (luokitustiedot, väestörekisteritiedot, yrityskytkentätiedot)
Suhdekartta
Myyntioptimi, Yritysfiltteri Pro (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, asema yrityksessä)
Ostopalvelu (nimi)
Asiakastiedon sisäisissä järjestelmissä on henkilötietoa lakisääteisesti ja/tai tarpeen mukaisesti. Tietosisältönä henkilön yhteystietoa (CRM, tilauslomakkeet, laskutus, työaikaseuranta) ja tarkempaa tietoa työsuhteesta ja palkoista (henkilötunnus, palkkatiedot, koulutus ja muu HR-tieto). Lisäksi sisäiset käyttäjätiedot (työntekijän nimi, käyttäjätunnus, oikeudet) on käyttöoikeusrekisterissä (Ahti-henkilötiedot, Asta-yritystiedot, IT-tuotantopalvelut).
Data Warehouse -järjestelmästä löytyy myynnin yhteyshenkilötietoa, historiatietoa/tilastotietoa yritystietorekistereistä ja henkilötietorekistereistä.
Palveluiden ja järjestelmien loki- ja arkistointitiedot sekä kyselytiedot on kuvattu erikseen. Näihin järjestelmiin on rajatut käyttöoikeudet.
Suomen Asiakastieto käyttää verkkosivuillaan niin kutsuttuja evästeitä antaakseen käyttäjälle mahdollisuuden tiettyjen toimintojen käyttämiseen sekä saadakseen tietoja vierailuista verkkosivustolle.